Como um jovem auditor interno, levei muito a sério a meticulosa arte de documentar os resultados do meu trabalho de auditoria interna em papéis de trabalho. Eu acreditava que papéis de trabalho abrangentes e bem organizados eram essenciais para demonstrar a qualidade de meus esforços e constituíam a base para o relatório de auditoria que eu redigiria ao fim da auditoria.

Entendi que os papéis de trabalho precisavam incluir a documentação das evidências que examinei e que as evidências precisavam ser relevantes, confiáveis, suficientes e úteis. Adaptei-me à cultura da profissão da época. E passei a acreditar que os papéis de trabalho de auditoria interna eram bons e que quanto mais papéis de trabalho, melhor.

Quando cheguei ao nível de chefe executivo de auditoria (CAE), minha perspectiva sobre os papéis de trabalho mudou drasticamente. Como novo CAE, estava determinado a conquistar maior eficiência no departamento, aprimorar nossa capacidade de auditar mais riscos e agregar valor à organização. Realizei uma revisão completa de nossos processos de auditoria interna e identifiquei inúmeras oportunidades de melhoria. Uma área em que éramos terrivelmente ineficientes era na condução de nossas auditorias — especialmente na documentação dos resultados de nossas auditorias nos papéis de trabalho.

Conforme eu revia cada vez mais nossas auditorias, passei a chamar muito do que foi incluído de "papéis de trabalho felizes". Veja, estes papéis de trabalho estavam repletos de evidências de que tudo estava bem; documentos que apenas confirmavam que os controles tinham sido adequadamente projetados e implantados. Quando tudo que um auditor interno encontra durante uma auditoria é simplesmente capturado e incluído nos papéis de trabalho, eles logo podem ser mensurados em pés lineares.

Eu costumava brincar que minha equipe incluía tudo nos papéis de trabalho, menos a lista telefônica. Um dia, eu literalmente encontrei a lista telefônica da organização no meio de um conjunto de papéis de trabalho. O argumento do auditor interno: a lista telefônica corrobora evidências do número de funcionários da organização.

Os papéis de trabalho felizes me deixavam tudo menos feliz. Afinal, os papéis de trabalho são os meios pelos quais os resultados da auditoria são documentados – não o fim. Todo papel de trabalho precisa ser elaborado (para incluir informações como propósito, fonte, escopo e conclusão). Tudo isso consome um tempo precioso da equipe, tornando a auditoria mais lenta. Depois que o relatório de auditoria preliminar é preparado, os papéis de trabalho devem ser revisados como parte do processo de avaliação de qualidade do trabalho. Todas essas etapas consomem a capacidade da auditoria interna e diminuem a quantidade de tempo disponível para realizar novos trabalhos.

Então, o que distingue os “papéis de trabalho felizes” daqueles que são essenciais para documentar os resultados da auditoria? Para mim, a resposta sempre dependeu dos critérios de suficiência e utilidade. Papéis de trabalho felizes são normalmente relevantes e confiáveis, mas vão além do que é necessário para serem suficientes e úteis. Eu não precisava da lista telefônica como mais uma forma de prova de que a equipe da organização está documentada. Outras evidências eram suficientes e, francamente, a lista telefônica simplesmente não era útil.

As Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna do The IIA são devidamente amplas ao prescrever requisitos de documentação. As duas passagens mais relevantes:

• Norma 2310: Identificando Informações — “Os auditores internos devem identificar informações suficientes, confiáveis, relevantes e úteis para atingir os objetivos do trabalho de auditoria.”
• Norma 2330: Documentando Informações — “Os auditores internos devem documentar informações suficientes, confiáveis, relevantes e úteis para apoiar as conclusões e resultados do trabalho de auditoria.”  

O The IIA oferece algumas informações adicionais ao considerar a suficiência: "Informações suficientes são factuais, adequadas e convincentes, para que uma pessoa informada e prudente chegue à mesma conclusão que o auditor."

Muito do que constitui o volume de papéis de trabalho são arquivos ou documentos que afirmam a conformidade com critérios como políticas ou controles. Há muito tempo, argumentei que esses arquivos ou documentos não precisam ser incluídos em sua totalidade nos papéis de trabalho — especialmente se afirmam a conformidade com os critérios. Sou particularmente favorável à orientação fornecida nas U.S. Government Auditing Standards (o Yellow Book), que oferecem a seguinte orientação aos auditores do governo sobre o que deve ser incluído ao documentar evidências em papéis de trabalho:

8.135.b. “o trabalho realizado e as evidências obtidas para apoiar julgamentos e conclusões significantes, bem como as expectativas sobre procedimentos analíticos, incluindo descrições de transações e registros examinados (por exemplo, listando números de arquivos, números de casos ou outros meios de identificação de documentos específicos examinados, embora cópias dos documentos examinados ou listas detalhadas de informações desses documentos não sejam exigidas” (ênfase adicionada)

Todo departamento de auditoria interna deve ter um sistema de controles de qualidade que garanta a qualidade dos resultados da auditoria. Essas políticas geralmente fornecem uma ampla política de departamento sobre a preparação de papéis de trabalho. Para os departamentos que têm dificuldade com a tempestividade dos resultados da auditoria exacerbados por ineficiências, como uma abundância de papéis de trabalho felizes, recomendo uma revisão dessas políticas com uma mentalidade ágil.

Adoraria saber de leitores que têm a dificuldade de lidar com muitos “papéis de trabalho felizes”.

Divulgação:

Richard F. Chambers, presidente e CEO do Global Institute of Internal Auditors, escreve artigos semanais para um blog da InternalAuditor.org sobre assuntos e tendências relevantes para a profissão de auditoria interna.

Este artigo foi reproduzido do InternalAuditor.org com permissão do Instituto de Auditores Internos, Inc. traduzido do inglês para o português.

Tradução IIA Brasil