Por Maja Milosavljevic, CIA, CRMA, CCSA, em 15 de novembro de 2022

Mesmo quando a infração é principalmente verbal, existem alguns passos que os auditores internos podem seguir para investigar denúncias éticas.

Imagine que um funcionário chega um dia para trabalhar e pedem a ele que assine um documento que não reflete a real situação dentro da organização. Talvez seja uma demonstração financeira, uma carta de apoio a outra entidade, a confirmação do saldo de uma conta ou uma resposta a reguladores específicos da indústria. Como o documento é impreciso, o funcionário se recusa a assinar. A situação se agrava e, nos dias seguintes, o funcionário é pressionado por todos os lados para assinar o documento. Diversas pessoas ligam para o funcionário, dizendo que ele não entende a necessidade da assinatura do documento. Talvez, o funcionário seja informado de que assinar o documento é do interesse da organização e que assiná-lo não trará consequências negativas para ele.

Independentemente da escolha feita, o funcionário reporta a série de eventos que vivenciou. Como todos os eventos foram “cara a cara” e toda comunicação foi realizada verbalmente, não há documento por escrito ou qualquer outra evidência para dar suporte ao incidente reportado. Pede-se que a auditoria interna investigue o caso independentemente e reporte o resultado à gestão.

Nas Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna, a Norma 2310 do IIA, Identificando Informações, afirma que “os auditores internos devem identificar informações suficientes, confiáveis, relevantes e úteis para atingir os objetivos do trabalho de auditoria”. Aqui estão algumas orientações que podem ser úteis para construir uma abordagem de auditoria interna nestes casos:

• Assuma uma perspectiva independente e objetiva. Ao avaliar casos éticos, é fundamental que os auditores internos sejam objetivos. A objetividade, no sentido de ser livre de parcialidade, é particularmente desafiadora em casos de ética, uma vez que os próprios auditores são funcionários. Os auditores frequentemente interagem com outros funcionários, constroem relacionamentos, ouvem informações de fontes não oficiais e estão cientes dos relacionamentos internos e das políticas organizacionais. Essas questões podem afetar a percepção dos auditores e a compreensão de toda a situação. Para superar esta questão, a investigação pode ser terceirizada.
• Avalie o tom no topo. Sabe-se que o “tom no topo” de uma organização envia uma forte mensagem para os funcionários sobre o que é um comportamento aceitável e o que não é. Se esse tipo de situação for visto como algo de pouca importância, não problemática, aceitável e parte do negócio, isso dá aos auditores um ponto de partida para entender o contexto e causa raiz da questão.
• Reconstrua cronologicamente todos os eventos relevantes. Quando se trata de investigar casos éticos, é necessária uma reconstrução cronológica da série de eventos ocorridos, para uma compreensão adequada. Uma análise dos eventos pode ajudar os auditores internos a juntar todas as peças.
• Colete e revise todas as evidências relevantes. Mesmo que a pessoa que reportou a questão não tenha evidências, isso não significa que não existem evidências. Nos dias de hoje, tudo é registrado por acesso e logs de telefone, gravações de vídeo e mensagens. Explorar essas fontes pode revelar evidências circunstanciais e corroborativas, novas testemunhas e funcionários envolvidos no incidente, mas também confirmar a série de eventos ocorridos. 
• Revise o fluxo de trabalho do processo existente e o regulamento interno. Em casos éticos, os auditores devem revisar o regulamento interno relacionado às práticas de assinatura, como também o fluxo de trabalho do processo de assinatura relevante, se houver. Isso ajudará os auditores a identificar quaisquer lacunas no processo que potencialmente levaram às circunstâncias.
• Entreviste todos os funcionários envolvidos no caso, separadamente. Este é outro passo importante. É muito importante não anunciar as entrevistas com muita antecedência, pois isso pode criar uma oportunidade de conluio entre as pessoas envolvidas ou dar tempo para que as pessoas inventem desculpas individualmente.
• Peça uma avaliação independente das implicações legais. Para avaliar devidamente a situação e as implicações relevantes, o envolvimento de um especialista jurídico pode ser de grande benefício. Esse especialista pode ajudar os auditores a entender melhor a situação do ponto de vista legal, bem como os direitos e obrigações de todas as partes envolvidas e as possíveis consequências de quaisquer irregularidades.
• Seja sábio e corajoso ao reportar os resultados. Os auditores internos são como magos quando se trata de reportar e apresentar os resultados de um trabalho. Ao usar as palavras certas e formular as descobertas de maneira inteligente, os auditores podem “vendê-las” à gestão e a toda a organização, independentemente de quão difíceis ou desconfortáveis sejam.

A falta de evidências diretas e escritas não deve ser um obstáculo para que os auditores desempenhem devidamente seu trabalho. Cumprir com o objetivo de agregar valor à organização ainda é possível em casos relacionados à ética como este.

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Este documento foi traduzido por INSTITUTO DOS AUDITORES INTERNOS DO BRASIL em 06 DE DEZEMBRO DE 2022.