Escrito por Richard Chambers em 6 junho de 2022

Lawrence Sawyer, um dos “pais” da auditoria interna moderna, observou que “poucas fontes de atrito dentro do departamento de auditoria excedem aquelas causadas pelo processo de elaboração de relatórios. As análises mais brilhantes e as descobertas de auditoria mais produtivas parecem ser esquecidas durante o trauma da redação de relatórios.” Na minha experiência, jamais foram escritas palavras mais verdadeiras do que essas.

Eu aprendi, no início da minha carreira de auditoria interna, como poderia ser demorado e frustrante escrever um relatório de auditoria eficaz. Não importa o quão bem eu achasse que havia captado os resultados da auditoria, o líder da equipe de auditoria inevitavelmente reescreveria muito do que eu havia escrito. Para piorar as coisas, o chefe executivo de auditoria (CAE) reescreveria partes substanciais novamente. Conforme minha carreira progredia, me encontrei posteriormente nos papéis de líder de equipe e CAE que tanto difamei no início de minha carreira. Tornei-me apenas mais um culpado por reescrever relatórios de auditoria interna e por perpetuar a antiga tradição de trocar “feliz por alegre”.

Os líderes de equipe e os CAEs não são os únicos contribuintes para o desafio da tempestividade do relatório. Conforme ilustro para alunos no meu novo seminário “Auditando à Velocidade do Risco”, dependendo do tamanho e da estrutura de um departamento de auditoria interna, pode haver vários outros “cozinheiros na mesma cozinha” enquanto um relatório preliminar está sendo finalizado. Isso pode incluir níveis adicionais de revisão, revisores jurídicos, editores profissionais e a equipe de revisão de avaliação de qualidade (referenciadores). Até o momento em que todos tenham tido sua chance de trabalhar no rascunho do relatório, às vezes pode demorar tanto para emitir o relatório quanto para realizar a auditoria!

Os impedimentos à tempestividade dos relatórios de auditoria não se limitam nem mesmo aos funcionários do departamento de auditoria interna. Como a maioria dos auditores internos já vivenciou, a liberação de um rascunho inicial, às vezes, é apenas o começo do desafio da tempestividade. O relatório preliminar é frequentemente recebido como um baque impactante por aqueles cujas áreas de responsabilidade foram objeto da auditoria. Assim começa o processo de negociação e alteração do rascunho do relatório, que pode acrescentar semanas à publicação de do relatório final.

Ao longo dos anos, liderei ou trabalhei com vários departamentos de auditoria interna que enfrentaram o desafio da tempestividade dos relatórios. Muitos deles alcançaram resultados invejáveis na redução do “tempo de ciclo” do relatório de auditoria. Na minha experiência, existem pelo menos cinco estratégias que (se implantadas com eficácia) podem reduzir substancialmente o tempo necessário para reportar os resultados da auditoria: 

1- Compartilhe os resultados da auditoria interna com o cliente “conforme avança” — a “resistência” do cliente em relação a um relatório de auditoria pode ser intensificada pelo efeito de choque ao ver todos os resultados de uma vez só. Apresentar os resultados ao cliente de forma incremental pode ajudar. Assim que a equipe de auditoria interna chegar ao ponto do trabalho em que está satisfeita com a existência de uma condição reportável, você deve compartilhar as informações com seu cliente, seja informalmente ou por meio de um memorando de auditoria provisório. A comunicação regular com os clientes durante a auditoria – incluindo o compartilhamento de rascunhos de descobertas e recomendações por escrito – ajuda bastante a promover uma reação positiva quando o relatório completo é apresentado para comentários.

2- Eliminar ou reduzir níveis de revisão — Como observou Sawyer, múltiplos níveis de revisão dentro do departamento de auditoria interna são, muitas vezes, a principal fonte de atrasos no reporte de auditoria. Otimizar o processo de revisão e reduzir o número de revisores pode encurtar e acelerar o processo. Grandes organizações, em particular, parecem envolver algumas pessoas na elaboração de seus relatórios. No entanto, na minha experiência, os relatórios produzidos para essas organizações não são necessariamente melhores do que relatórios escritos em outros lugares, que passam por apenas uma ou duas revisões. Muitas das organizações com as quais trabalhei ao longo dos anos descobriram que, se você eliminar algumas das revisões adicionais, os relatórios avançam muito mais rapidamente. Outras delegaram as revisões a funcionários de nível inferior. Tais táticas envolvem certo risco; cada revisão adicional fornece um novo ponto de vista e um nível ou tipo de experiência diferente, enquanto a revisão por funcionários mais seniores garante que olhos mais experientes examinarão os rascunhos. Sacrificar isso pode afetar a precisão, clareza e a contribuição dos relatórios; por exemplo, considerações que devem ser ponderadas ao tentar acelerar a auditoria. Reduzir os níveis de revisão é uma forma de seguir com a auditoria mais rapidamente, mas vale a pena considerar os riscos.

3- Use a edição de relatórios em equipe ou em conferência — Reunir a equipe de auditoria com todos aqueles que editarão ou revisarão o rascunho do relatório para uma única sessão de edição pode reduzir drasticamente o tempo de ciclo dos relatórios. Essa abordagem permite que a equipe de auditoria interna e os supervisores de nível superior do departamento discutam o relatório preliminar e proponham mudanças, sem as idas e vindas intermináveis do processo de edição usual. Esta é uma estratégia que usei quando trabalhei no Escritório do Inspetor Geral do USPS alguns anos atrás. A redação em equipe reúne a equipe de trabalho, os revisores de segundo nível, o editor, a equipe de avaliação de qualidade (referenciadores) e os advogados (se houver algum envolvido). Todos se sentam ao redor de uma mesa em uma sala de reunião, com o relatório de auditoria projetado em uma tela na frente da sala, e cada pessoa se compromete a não sair da sala até que o processo de revisão seja concluído. Quando a edição em equipe é realizada corretamente, uma vez finalizada, está feita. Você não precisa se preocupar com pessoas circulando novas versões do relatório, e o relatório preliminar é entregue mais cedo.

4- Use os recursos de redação de relatório dos papéis de trabalho automatizados — Os sistemas de gerenciamento de auditoria disponíveis comercialmente geralmente incluem recursos nos quais extratos dos papéis de trabalho eletrônicos são importados automaticamente para um modelo de relatório preliminar. Nesses casos, o relatório preliminar se escreve sozinho. Isso pode gerar uma maior eficiência no processo de redação de relatório.

5- Otimize o formato do relatório — Os departamentos de auditoria interna que reduziram com sucesso seu tempo de ciclo de relatório geralmente produzem relatórios de auditoria mais sucintos, o que os torna não apenas fáceis de editar, mas também mais fáceis de ler. Quanto mais curto for um relatório, menos tempo normalmente leva para escrevê-lo e editá-lo. A complexidade também pode retardar o processo de revisão; então, de modo geral, quanto mais simples, melhor. E chegar a um consenso com os clientes pode se tornar oneroso com relatórios mais longos, portanto, simplificar os formatos traz benefícios ao longo do processo. Ocasionalmente, tenho visto relatórios de auditoria interna que excedem 100 páginas. Estou convencido de que relatórios longos não são lidos na sua integralidade por aqueles que se beneficiariam das informações. É sempre tentador incluir mais detalhes em um relatório de auditoria interna do que o mínimo necessário para expor seu ponto de vista, porém, meu conselho para novos auditores é contar sua história clara e sucintamente. Não há nada pior do que trabalhar duro e apresentar um bom relatório que as pessoas ignoram. Pense desta forma: quanto maior o relatório, menor será a probabilidade de que ele seja lido por aqueles que estão na posição de agir de acordo com suas recomendações.

Não existem soluções rápidas ou respostas fáceis para o antigo/atual desafio da tempestividade dos relatórios de auditoria. No entanto, pela minha experiência, os departamentos de auditoria interna que reconhecem que têm um desafio de tempestividade e buscam reduzir seu tempo de ciclo podem causar impacto. As estratégias descritas acima funcionaram em várias organizações ao redor do mundo. Eu gostaria de saber de você sobre quaisquer estratégias adicionais para o sucesso. 

© 2022 Richard F Chambers and Associates, LLC. Usado com permissão. 
Autor Richard F. Chambers. Texto publicado em 6 de junho de 2022 no site oficial do Richard Chambers.