Por Richard Chambers em 30 de março de 2022

Recentemente, conversei com uma antiga colega que agora é chefe executiva de auditoria em uma empresa americana. Ela estava lamentando o quão “irritante” a gestão parece estar com a auditoria interna nos dias de hoje. Ela observou que, antes da pandemia, as reuniões de abertura para novas auditorias costumavam ser uma experiência positiva, mas, hoje, parece haver mais tensão nas reuniões virtuais. Perguntei a ela sobre as reuniões e se há gatilhos que tiram as reuniões dos eixos. Ela compartilhou alguns exemplos de trocas entre suas equipes de auditoria e a gestão que pareciam despertar a ira das pessoas cujas áreas estão prestes a ser auditadas.

Enquanto ela compartilhava exemplos, não pude deixar de refletir sobre minhas próprias experiências ao longo dos anos. A reunião de abertura de uma auditoria interna pode definir o tom de todo o trabalho. A gestão, muitas vezes, fica apreensiva de que estamos iniciando uma auditoria de sua área de qualquer maneira. Se não formos cuidadosos com a mensagem que enviamos, a reunião de abertura servirá simplesmente para reforçar suas suspeitas sobre nossas intenções.

Se você está na auditoria interna há alguns anos, provavelmente já viu isso acontecer. Quando você começa sua reunião de abertura, tudo vai bem. Você se preparou cuidadosamente para a reunião e teve relacionamentos cordiais com seus clientes de auditoria no passado. De repente, porém, seus clientes estão franzindo a testa e as comunicações parecem ter se tornado uma via de mão única. É quase como se uma porta se fechasse misteriosamente. Os braços da gestão estão cruzados defensivamente e não concordam mais com nada do que você diz. Às vezes, você pode nem estar ciente do motivo dessa mudança – você só sabe que a chance de comunicação aberta e compartilhamento de ideias está se esvaindo.
O que deu errado? Você pode nunca descobrir. Mas, mesmo que você não saiba por que a última reunião de abertura se deteriorou tão rapidamente, pode haver uma forma de ajudar a garantir que isso não ocorra novamente. Cada cliente e situação são diferentes, mas aqui estão algumas declarações específicas que descobri que podem, rapidamente, colocar as pessoas na defensiva durante as reuniões de abertura:

•    “Estamos aqui para ajudá-lo.”
É sempre útil estabelecer e manter um tom cordial durante a reunião de abertura, mas a sinceridade é fundamental. O clichê “estamos aqui para ajudá-lo” é muitas vezes referido como “a mentira mais antiga da auditoria interna”. A segunda mais antiga é a resposta da gestão, “estamos felizes em contar com você”. Seu cliente pode ficar feliz em vê-lo – ou você pode ser tão bem-vindo quanto o último auditor do governo que revisou seu imposto de renda pessoal. Se esse for o caso, seu alegre comentário inicial pode ser inesperadamente mal-recebido. Mesmo que eu sempre esperasse que pudéssemos “ajudar” a gestão, eu deixava que nossas ações falassem por nós.

•    “Estamos iniciando esta auditoria, porque sua área foi classificada na avaliação de riscos como sendo de ‘alto risco’.”
Certa vez, tive que literalmente pular entre um auditor interno que pronunciou essas palavras e um membro da gestão a quem elas foram direcionadas. Sinais, em uma reunião de abertura, de que a auditoria interna já concluiu que há problemas geralmente criam tensão com a gestão. Espera-se que você esteja lá para avaliar a eficácia dos controles de mitigação dos riscos. Se você pensar no trabalho de auditoria do ponto de vista da gestão, provavelmente poderá pensar em uma explicação mais convincente do que essa para sua auditoria.

•    “Nosso objetivo é avaliar a eficácia geral de sua área.”
É importante articular os possíveis objetivos da auditoria da forma mais clara e concisa possível. Adjetivos amplos, como eficiência ou eficácia geral, são difíceis de avaliar, a menos que haja critérios amplamente aceitos. E, às vezes, falar sobre avaliar a “eficácia geral” pode deixar um cliente ansioso demais. Pode-se entender que você está em algum tipo de “caça às bruxas”, da qual não podem sair ilesos.

•    “Vamos informá-lo sobre os resultados na conclusão da auditoria.”
As comunicações devem ser contínuas. Guardar os resultados até o fim da auditoria invariavelmente frustrará a gestão e reforçará o estereótipo de que os auditores internos têm uma mentalidade de “peguei você”. Não há problema em informar ao seu cliente que você conversará com ele na conclusão de sua auditoria – mas apenas se você também deixar claro que não haverá surpresas durante essa reunião. Uma reunião de abertura deve ajudar a aliviar medos desnecessários, não criar ansiedade sobre como a auditoria pode terminar.

•    “Não temos nada para lhe dizer hoje. Só queríamos saber se você tem alguma dúvida.”
Se você faz uma reunião sem ter nada a dizer, não está apenas perdendo uma oportunidade – está desperdiçando o tempo da gestão. Uma reunião de abertura deve ser sobre o compartilhamento de informações, e você deve se preparar com antecedência para compartilhar informações, como por que a auditoria está sendo realizada, objetivos preliminares, marcos projetados, apresentação de membros da equipe e o que se espera da gestão. Se você não tem nada a dizer ao seu cliente, não faça uma reunião.
É também uma questão de preferência pessoal, mas nunca levei alguém a uma reunião de abertura sem que tivesse um papel a desempenhar. Também nunca quis que a equipe de auditoria superasse significativamente o número de participantes da equipe da gestão. Na era das reuniões virtuais, é tentador incluir na reunião todos os que possam estar envolvidos na auditoria. É uma boa ideia que a gestão se reúna com todos os membros da equipe de auditoria desde o início, mas tente elaborar uma pauta, para dar a todos a chance de contribuir. Do contrário, pode parecer que temos pessoal demais e trabalho de menos.

Uma reunião de abertura de auditoria interna deve ser muito mais do que apenas um momento para dizer “olá” no início de uma nova auditoria. É a nossa oportunidade de causar uma forte primeira impressão, criar relações de trabalho saudáveis e motivar nossos clientes a trabalhar conosco em direção a resultados positivos. A reunião pode definir o tom de todo o trabalho. Infelizmente, no entanto, uma reunião de abertura também pode ser um ponto em que as relações de trabalho são prejudicadas. Muitas vezes, é gerada desconfiança ou outras barreiras são estabelecidas, simplesmente por causa de uma palavra ou pensamento mal colocado no início de um trabalho.

Só temos uma chance de causar uma primeira impressão. Façamos com que seja positiva.

© 2022 Richard F Chambers and Associates, LLC. Usado com permissão. 

Autor Richard F. Chambers, texto publicado em 30 de março de 2022, no site oficial de Richard Chambers.