Implementar uma auditoria interna em empresas familiares, sem a intervenção direta do proprietário, pode ser um desafio. Contudo, isso é importante para garantir a transparência, a eficiência operacional e a conformidade nos processos da empresa. 

Para obter o sucesso, precisamos iniciar com uma boa comunicação interna para todos os funcionários, independente do cargo e função, de modo que todos conheçam a importância da auditoria interna e seus benefícios. Em paralelo, promover reuniões com os responsáveis pelas áreas estratégicas, permeando todos os setores da empresa. Neste momento, deveremos instruir todas as áreas sobre como a auditoria interna pode contribuir para a melhoria dos processos e a mitigação de riscos. Devemos ter em mente que isto é cíclico, sendo sempre necessário revisitar as áreas, pois aculturar os setores internos não é uma tarefa fácil. 

Nossa missão não cessa por aqui, pois devemos prosseguir com as nossas obrigações que são muito importantes, dentre todas, seguem as principais:

Defina objetivos claros: Comece identificando as políticas internas, os riscos operacionais, os controles internos e as informações financeiras.

Garanta a sua independência: É crucial que o chefe executivo de auditoria (CAE) e toda a sua equipe sejam independentes das operações diárias e da influência da família, pois isso assegura que os resultados sejam imparciais e confiáveis. Não deixe de elaborar um regimento interno do processo de reporte e responsabilidades da auditoria e os órgãos de governança. Para isso, você poderá recorrer ao IPPF do The IIA, normas de atributos.

Escolha uma abordagem metodológica: Determine a abordagem metodológica a ser utilizada na auditoria, como a amostragem de processos, entrevistas com funcionários-chave, revisão de documentos e testes de controles internos. Não esqueça de elaborar um Manual de Auditoria Interna, por meio das melhores práticas de auditoria interna (IPPF) – isso ajudará a garantir que a auditoria interna seja abrangente e eficaz.

Desenvolva um Plano de Auditoria: Desenvolva um plano de auditoria que especifique os processos, as áreas a serem auditadas, os riscos envolvidos, cronograma e recursos necessários. Isso ajuda a manter o foco, objetividade e a direção do processo de auditoria.

Realize os trabalhos de auditoria: Execute o plano de auditoria, coletando evidências suficientes, conduzindo entrevistas e avaliando os controles internos. Documente todas as descobertas de forma precisa e completa em seus papéis de trabalho.

Elabore um relatório: Prepare um relatório detalhado que inclua as descobertas, análise de riscos, recomendações para melhorias e evidências que sustentem as conclusões. Seja preciso e objetivo. 

Comunicação do Relatório: Apresente o relatório a Alta Administração e discuta as descobertas e recomendações junto as áreas auditadas. Importante que todos conheçam, entendam e identifiquem a importância das questões levantadas e a priorizarem as ações a serem tomadas.

Monitorem: Com o apoio da Alta Administração, trabalhe com a administração para implementar as recomendações de melhoria identificadas na auditoria.

Realize auditorias regulares: Estabeleça uma prática contínua de auditorias internas, realizando revisões periódicas para garantir a conformidade contínua e aprimoramento dos processos.

Se possível, fomente a criação de um Comitê de Auditoria (COAUD): Ajude a criar um comitê de auditoria composto por membros independentes da família e da administração. É desejável que se tenha experiências multidisciplinares, pois isso contribui para o negócio da empresa, sendo responsável por supervisionar o processo de auditoria interna.

Lembre-se de que a chave para o sucesso é a transparência, a independência e a colaboração entre todos os envolvidos, uma vez que a auditoria interna deve agregar valor para a empresa. Embora seja desafiador implementar uma auditoria interna em uma empresa familiar sem a intervenção direta do dono, seguir esses passos pode ajudar a criar um ambiente de confiança e responsabilidade dentro da empresa.

Paulo Gomes - diretor-geral do IIA Brasil