Como parte do não oficial "Mês da Autoconsciência da Auditoria Interna", estou apresentando artigos antigos do blog que têm como foco em olhar para dentro. Esse tema é tão vital quanto qualquer esforço de conscientização sobre nossa profissão. Precisamos dar uma boa e realista olhada no que fazemos,  como fazemos e em como somos vistos por quem está fora da função de auditoria interna. Esta semana, apresento um artigo anterior sobre o tom que usamos quando nos comunicamos.

 

Você já ouviu: "não é o que você diz, é como você diz." Bem, na auditoria interna, eu diria que é uma combinação dos dois. O que dizemos em nossos relatórios de auditoria certamente importa. Os relatórios devem ser claros, concisos e precisos. Mas é a forma como nos comunicamos que determinará como nossas descobertas e recomendações serão recebidas. Chamo isso de "tom".

 

Alguma vez você já enviou um e-mail que os outros interpretaram como áspero ou rude? No início da minha carreira na auditoria interna, uma pessoa me disse, depois de ler um rascunho de um relatório de auditoria que eu havia elaborado, "concordo com as recomendações, mas discordo de todas as descobertas". Em outras palavras, ele concordou que havia questões que precisavam ser abordadas, e estava disposto a resolver os problemas. Mas foi a natureza crítica, ou tom, do meu relatório que o levou a recuar.

 

A maioria das pessoas tem dificuldade em transmitir empatia e cordialidade por escrito, e isso é especialmente válido para os relatórios de auditoria interna. É fascinante a frequência com que os executivos se sentem numa verdadeira emboscada ao ler um rascunho do relatório de auditoria, mesmo quando os mantemos informados sobre os resultados ao longo da auditoria.

 

O que podemos percebers num relatório objetivo que expõe nossas conclusões e recomendações de melhoria pode evocar medo e raiva nos profissionais que estão sendo auditados, que podem sentir que seus bons trabalhos e sucessos  estão sendo negligenciados por um processo criado para destacar falhas e vulnerabilidades. Às vezes, é apenas seu orgulho e sua integridade pessoal que sentem que estão sendo atacados, mas, geralmente, estão lendo através de um filtro de: "como o chefe ou conselho reagirá ao ler como minha organização ou operações estão sendo descritas?" Às vezes, eles acreditam que nossos relatórios podem realmente ameaçar seu próximo bônus, ou até mesmo sua carreira.

 

Isso remonta ao que eu disse sobre a natureza humana: as pessoas gostam de ser reconhecidas por suas realizações. Como auditores internos, se não formos cuidadosos, podemos cair na armadilha de mensurar nosso sucesso quantitativamente, pelo número de descobertas ou recomendações que podemos gerar. Mas quão mais eficazes poderíamos ser se, por outro lado, nos concentrássemos em motivar aqueles que auditamos a agir em cima de nossas descobertas para a melhoria da organização?

 

Coloque-se no lugar daqueles que auditamos e você começará a entender do que estou falando. Podemos pensar que tratamos uma pessoa de forma justa, mas estamos falando de emoções aqui. Emoção e percepção não são coisas de que falamos com muita frequência, mas podem ter um efeito significante sobre a forma como um relatório de auditoria é recebido.

 

Ao examinar seu relatório de auditoria, pergunte-se como você se sentiria se essas coisas estivessem sendo ditas sobre sua organização ou seu trabalho. Como as palavras que você escreveu serão percebidas? O seu relatório é simplesmente uma contabilidade de tudo de errado na organização, ou você fez um esforço para reconhecer as coisas que você observou que foram bem feitas? O tom geral transmite a verdadeira qualidade da organização de forma justa e equilibrada?

 

Existem muitas palavras e frases que contribuem para um tom negativo, ou até mesmo tóxico, em um relatório de auditoria. Compartilhei várias listas ao longo dos anos, incluindo o artigo atemporal, "10 Coisas para não dizer em um Relatório de Auditoria Interna":

 

1. Não diga "A administração deve considerar . . .".
2. Não use expressões de autoridade anônima.
3. Use intensificadores com moderação.
4. O problema dificilmente é universal.
5. Evite o jogo da culpa.
6. Não diga "a administração falhou".
7. "Auditado" é um termo das antigas.
8. Evite jargão técnico desnecessário.
9. Evite assumir todo o crédito.
10. Se soa impressionante, você provavelmente precisa reescrever.

 

Em vez de ficarmos obcecados com os resultados (quantidade de descobertas e recomendações), precisamos monitorar os resultados (o impacto de curto e longo prazo de nosso trabalho). Se você mudar a forma de mensurar o sucesso de uma auditoria, trocando produtos por resultados, provavelmente descobrirá que isso influenciará a maneira como você escreve. Um bom executivo de auditoria é um agente de mudança, não chefe de polícia. No fim das contas, penso que seremos julgados por nossa capacidade de melhorar a organização e, para fazer isso, não podemos nos dar ao luxo de errar o tom.

 

Como sempre, aguardo seus comentários.

 

Divulgação:

Richard F. Chambers, presidente e CEO do Global Institute of Internal Auditors, escreve artigos

semanais para um blog da InternalAuditor.org sobre assuntos e tendências relevantes para a

profissão de auditoria interna.

 

Tradução: IIA Brasil

Revisão Técnica da Tradução: Rodrigo Coimbra Moreno, CIA.