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Redigindo um Relatório de Auditoria de Impacto: 6 Dicas Para Ser Mais Persuasivo

Redigindo um Relatório de Auditoria de Impacto: 6 Dicas Para Ser Mais Persuasivo



Se você perguntar aos auditores internos por que eles redigem relatórios de auditoria, alguns podem responder que é para comunicar os objetivos, o escopo e os resultados de um trabalho. Outros podem dizer que é para descrever o que os auditores encontraram e fazer recomendações de melhorias. Mas o objetivo final do relatório de auditoria interna não é descrever o que encontramos ou fazer recomendações de melhorias. É persuadir os leitores à ação.

O impacto é imperativo, mas nem todos os auditores internos percebem a diferença que o estilo de escrita pode fazer para garantir que a ação corretiva seja completa e tempestiva. O conteúdo de um relatório informa os leitores, mas eu diria que é o estilo de escrita que motiva. Por exemplo, quando o Exército dos EUA testou duas versões de uma mensagem comercial, pedindo aos leitores que executassem uma tarefa específica, aqueles que receberam uma carta bem escrita e de "alto impacto" tiveram o dobro de probabilidade de cumprir com o memorando no dia em que o receberam.

Durante minha carreira como auditor interno, escrevi ou editei centenas de relatórios de auditoria interna — alguns que eram bons e outros que poderiam ter passado por mais uma rodada de edições. A seguir estão algumas recomendações que podem ajudar a garantir que seus relatórios de auditoria sejam eficazes — que não apenas transformem o pensamento dos leitores, mas que também criem uma chamada à ação que traga resultados.

1. Seja Sucinto

Se você deu uma olhada no relatório do Inspetor Geral (IG) do Departamento de Justiça americano sobre como as autoridades federais lidaram com a investigação de Hillary Clinton sobre o uso de um servidor privado de e-mail enquanto Secretária de Estado, você verá que é muito diferente de um relatório de auditoria interna comum. Ele contém mais de 250.000 palavras e as recomendações só começam após a página 500.

 

Não estou opinando sobre as descobertas do relatório ou sobre a política que ainda gira em torno dele. Como ex-IG, entendo a necessidade de detalhes. O escopo da revisão era intimidante, as questões eram complexas e todos os aspectos do trabalho estavam cercados de controvérsias. Mas é sempre importante manter os leitores em mente e o estilo que funciona para uma investigação importante do IG provavelmente seria inadequado para o departamento de auditoria interna. Ao tentar (e não conseguir) ler o relatório do IG em uma única noite, lembrei-me das palavras do grande Winston Churchill, que disse: "este relatório, por sua própria extensão, defende-se do risco de ser lido".

Lições para os auditores internos: (1) os relatórios de auditoria interna são mais persuasivos quando adaptados às necessidades de nossos stakeholders; e (2) se sobrecarregarmos nossos leitores com muita informação, nossos relatórios terão menos impacto. Se uma palavra, ideia ou frase não contribuir diretamente para o ponto, considere eliminá-la.

 

2. Transmita o Conteúdo de Forma Simples

Os melhores relatórios de auditoria interna expressam grandes ideias com pequenas palavras, nunca pequenas ideias com grandes palavras. Nossa redação é mais persuasiva quando usamos uma linguagem clara, direta e familiar. Isso não significa "emburrecer" nossos relatórios; significa formular uma comunicação clara e eficaz — ou seja, o oposto do jargão. Como afirmei em um artigo anterior, Ten Things Not to Say in an Internal Audit Report, se parece impressionante, você provavelmente precisará reescrever.

Há evidências convincentes de que a linguagem clara tem maior probabilidade de ser lida, entendida e atendida em muito menos tempo. Em 1989, a Marinha dos Estados Unidos conduziu um estudo em que os oficiais liam memorandos de negócios escritos em inglês claro ou em estilo burocrático. Os oficiais que leram o memorando simples:

  • Tiveram compreensão significativamente maior.
  • Levaram 17 a 23% menos tempo para lê-lo.
  • Sentiram menor necessidade de reler o memorando.

Muitos auditores internos usam ferramentas como os testes de legibilidade Flesch Reading Ease ou Flesch-Kincaid Grade Level para determinar se seus relatórios são legíveis. Esses testes estão disponíveis online, sem custo algum, ou, se você preparar seus relatórios usando o Microsoft Word, você pode escolher exibir informações sobre o nível de leitura ao terminar de verificar a ortografia e a gramática.

Lição para os auditores internos: há um motivo pelo qual você raramente encontra uma linguagem burocrática ou jurista em materiais de marketing — a linguagem simples vende melhor as ideias. Mesmo que todos os stakeholders sejam capazes de ler e entender uma dissertação de doutorado, isso não significa que eles desejem fazê-lo. É mais provável que sua escrita seja persuasiva quando não for pomposa, desnecessariamente complicada ou carregada de jargão técnico.

3. Destaque Suas Melhores Ideias

Precisamos facilitar que os executivos, com suas agendas atribuladas, consigam ler, assimilar e agir em cima dos resultados do nosso trabalho. Ser conciso e usar palavras simples podem ajudar, mas também devemos organizar nossos relatórios para destacar as ideias mais importantes.

Cabeçalhos, subtítulos e caixas destacando o texto podem chamar a atenção para as informações mais importantes de seu relatório. Não hesite em usar exemplos, tabelas, cores, gráficos ou imagens para esclarecer e enfatizar questões importantes. Além disso, considere a possibilidade de usar um sumário executivo, uma tabela de conteúdos e/ou índice para ajudar o leitor a encontrar informações facilmente em seu relatório. Para relatórios mais longos, o sumário executivo é essencial.

Lição para os auditores internos: stakeholders diferentes têm necessidades diferentes. Por isso, precisamos ajudar os leitores a acessar as informações específicas de que precisam. Nossa redação não será persuasiva se as mensagens principais forem perdidas nos detalhes.

4. Não Negligencie o Básico

Já recebeu um currículo ou proposta de negócio com erros ortográficos ou gramaticais? Você provavelmente pensou duas vezes em considerar seriamente o indivíduo ou a empresa que o enviou. O mesmo vale para seu relatório de auditoria. Se ele contiver erros de ortografia, de gramática ou de pontuação, os leitores podem ter a impressão de que você não é detalhista ou, pior, que não é cuidadoso com seu trabalho. Um único erro pode afetar negativamente sua credibilidade. Pode não ser justo, mas se houver erros em seu relatório (por descuido ou não), seus argumentos bem fundamentados podem falhar.

Lição para os auditores internos: preste atenção aos detalhes. É difícil ser persuasivo quando você perde sua credibilidade por ter ignorado o básico.

5. Considere as Consequências

Todos tentamos ser imparciais, mas, às vezes, negligenciamos as consequências de nossas palavras. Se quisermos que os leitores aceitem nossas ideias, nosso tom precisa ser objetivo — mesmo ao transmitir uma mensagem negativa.

Em Clarity, Impact, Speed: Delivering Audit Reports That Matter, minha boa amiga Sally Cutler apresenta os seguintes exemplos de redação que, do ponto de vista da administração, podem parecer desnecessariamente parciais ou negativos:

 

Parciais e Mais Negativos:

- A unidade não foi capaz de produzir a documentação para demonstrar conformidade com a política.

- Quando questionados, os gerentes deram explicações conflitantes sobre o processo de verificação de fornecedores.

Imparciais e mais positivos:

- A documentação para demonstrar conformidade com a política não estava disponível.

- Os gerentes tinham diferentes interpretações do processo de verificação de fornecedores.

Lição para os auditores internos: raramente conseguirmos persuadir ao fazer alguém se sentir hostil ou na defensiva. Se o nosso relatório parecer tendencioso ou injusto, é provável que o cliente não nos dê atenção.

6. Lembre-se dos 5 Cs ​

Um seminário do IIA, Redação de Relatórios de Auditoria, descreve cinco componentes importantes das observações e recomendações: 

  • Critérios (o que deve ser).
  • Condição (o estado atual).
  • Causa (o motivo da diferença).
  • Consequência (efeito).
  • Correção (planos/recomendações de ações corretivas).

Mesmo se você usar os cinco Cs,

Se você perguntar aos auditores internos por que eles redigem relatórios de auditoria, alguns podem responder que é para comunicar os objetivos, o escopo e os resultados de um trabalho. Outros podem dizer que é para descrever o que os auditores encontraram e fazer recomendações de melhorias. Mas o objetivo final do relatório de auditoria interna não é descrever o que encontramos ou fazer recomendações de melhorias. É persuadir os leitores à ação.

O impacto é imperativo, mas nem todos os auditores internos percebem a diferença que o estilo de escrita pode fazer para garantir que a ação corretiva seja completa e tempestiva. O conteúdo de um relatório informa os leitores, mas eu diria que é o estilo de escrita que motiva. Por exemplo, quando o Exército dos EUA testou duas versões de uma mensagem comercial, pedindo aos leitores que executassem uma tarefa específica, aqueles que receberam uma carta bem escrita e de "alto impacto" tiveram o dobro de probabilidade de cumprir com o memorando no dia em que o receberam.

Durante minha carreira como auditor interno, escrevi ou editei centenas de relatórios de auditoria interna — alguns que eram bons e outros que poderiam ter passado por mais uma rodada de edições. A seguir estão algumas recomendações que podem ajudar a garantir que seus relatórios de auditoria sejam eficazes — que não apenas transformem o pensamento dos leitores, mas que também criem uma chamada à ação que traga resultados.

 

1. Seja Sucinto

Se você deu uma olhada no relatório do Inspetor Geral (IG) do Departamento de Justiça americano sobre como as autoridades federais lidaram com a investigação de Hillary Clinton sobre o uso de um servidor privado de e-mail enquanto Secretária de Estado, você verá que é muito diferente de um relatório de auditoria interna comum. Ele contém mais de 250.000 palavras e as recomendações só começam após a página 500.

Não estou opinando sobre as descobertas do relatório ou sobre a política que ainda gira em torno dele. Como ex-IG, entendo a necessidade de detalhes. O escopo da revisão era intimidante, as questões eram complexas e todos os aspectos do trabalho estavam cercados de controvérsias. Mas é sempre importante manter os leitores em mente e o estilo que funciona para uma investigação importante do IG provavelmente seria inadequado para o departamento de auditoria interna. Ao tentar (e não conseguir) ler o relatório do IG em uma única noite, lembrei-me das palavras do grande Winston Churchill, que disse: "este relatório, por sua própria extensão, defende-se do risco de ser lido".

Lições para os auditores internos: (1) os relatórios de auditoria interna são mais persuasivos quando adaptados às necessidades de nossos stakeholders; e (2) se sobrecarregarmos nossos leitores com muita informação, nossos relatórios terão menos impacto. Se uma palavra, ideia ou frase não contribuir diretamente para o ponto, considere eliminá-la.

2. Transmita o Conteúdo de Forma Simples

Os melhores relatórios de auditoria interna expressam grandes ideias com pequenas palavras, nunca pequenas ideias com grandes palavras. Nossa redação é mais persuasiva quando usamos uma linguagem clara, direta e familiar. Isso não significa "emburrecer" nossos relatórios; significa formular uma comunicação clara e eficaz — ou seja, o oposto do jargão. Como afirmei em um artigo anterior, Ten Things Not to Say in an Internal Audit Report, se parece impressionante, você provavelmente precisará reescrever.

Há evidências convincentes de que a linguagem clara tem maior probabilidade de ser lida, entendida e atendida em muito menos tempo. Em 1989, a Marinha dos Estados Unidos conduziu um estudo em que os oficiais liam memorandos de negócios escritos em inglês claro ou em estilo burocrático. Os oficiais que leram o memorando simples:

  • Tiveram compreensão significativamente maior.
  • Levaram 17 a 23% menos tempo para lê-lo.
  • Sentiram menor necessidade de reler o memorando.

Muitos auditores internos usam ferramentas como os testes de legibilidade Flesch Reading Ease ou Flesch-Kincaid Grade Level para determinar se seus relatórios são legíveis. Esses testes estão disponíveis online, sem custo algum, ou, se você preparar seus relatórios usando o Microsoft Word, você pode escolher exibir informações sobre o nível de leitura ao terminar de verificar a ortografia e a gramática.

Lição para os auditores internos: há um motivo pelo qual você raramente encontra uma linguagem burocrática ou jurista em materiais de marketing — a linguagem simples vende melhor as ideias. Mesmo que todos os stakeholders sejam capazes de ler e entender uma dissertação de doutorado, isso não significa que eles desejem fazê-lo. É mais provável que sua escrita seja persuasiva quando não for pomposa, desnecessariamente complicada ou carregada de jargão técnico.

3. Destaque Suas Melhores Ideias

Precisamos facilitar que os executivos, com suas agendas atribuladas, consigam ler, assimilar e agir em cima dos resultados do nosso trabalho. Ser conciso e usar palavras simples podem ajudar, mas também devemos organizar nossos relatórios para destacar as ideias mais importantes.

Cabeçalhos, subtítulos e caixas destacando o texto podem chamar a atenção para as informações mais importantes de seu relatório. Não hesite em usar exemplos, tabelas, cores, gráficos ou imagens para esclarecer e enfatizar questões importantes. Além disso, considere a possibilidade de usar um sumário executivo, uma tabela de conteúdos e/ou índice para ajudar o leitor a encontrar informações facilmente em seu relatório. Para relatórios mais longos, o sumário executivo é essencial.

Lição para os auditores internos: stakeholders diferentes têm necessidades diferentes. Por isso, precisamos ajudar os leitores a acessar as informações específicas de que precisam. Nossa redação não será persuasiva se as mensagens principais forem perdidas nos detalhes.

4. Não Negligencie o Básico

Já recebeu um currículo ou proposta de negócio com erros ortográficos ou gramaticais? Você provavelmente pensou duas vezes em considerar seriamente o indivíduo ou a empresa que o enviou. O mesmo vale para seu relatório de auditoria. Se ele contiver erros de ortografia, de gramática ou de pontuação, os leitores podem ter a impressão de que você não é detalhista ou, pior, que não é cuidadoso com seu trabalho. Um único erro pode afetar negativamente sua credibilidade. Pode não ser justo, mas se houver erros em seu relatório (por descuido ou não), seus argumentos bem fundamentados podem falhar.

Lição para os auditores internos: preste atenção aos detalhes. É difícil ser persuasivo quando você perde sua credibilidade por ter ignorado o básico.

5. Considere as Consequências

Todos tentamos ser imparciais, mas, às vezes, negligenciamos as consequências de nossas palavras. Se quisermos que os leitores aceitem nossas ideias, nosso tom precisa ser objetivo — mesmo ao transmitir uma mensagem negativa.

Em Clarity, Impact, Speed: Delivering Audit Reports That Matter, minha boa amiga Sally Cutler apresenta os seguintes exemplos de redação que, do ponto de vista da administração, podem parecer desnecessariamente parciais ou negativos:

Parciais e Mais Negativos:

- A unidade não foi capaz de produzir a documentação para demonstrar conformidade com a política.

- Quando questionados, os gerentes deram explicações conflitantes sobre o processo de verificação de fornecedores.

Imparciais e mais positivos:

- A documentação para demonstrar conformidade com a política não estava disponível.

- Os gerentes tinham diferentes interpretações do processo de verificação de fornecedores.

Lição para os auditores internos: raramente conseguirmos persuadir ao fazer alguém se sentir hostil ou na defensiva. Se o nosso relatório parecer tendencioso ou injusto, é provável que o cliente não nos dê atenção.

6. Lembre-se dos 5 Cs ​

Um seminário do IIA, Redação de Relatórios de Auditoria, descreve cinco componentes importantes das observações e recomendações: 

  • Critérios (o que deve ser).
  • Condição (o estado atual).
  • Causa (o motivo da diferença).
  • Consequência (efeito).
  • Correção (planos/recomendações de ações corretivas).

Mesmo se você usar os cinco Cs, seu relatório pode não ser persuasivo. Mas, sem os cinco Cs, suas chances de sucesso irão despencar. A descrição das possíveis consequências é especialmente importante: uma bem escrita é o "e daí?" que leva a administração à ação. Indica quem será beneficiado, como se beneficiará e por quê. Muitas vezes, a persuasão é reforçada se as consequências forem descritas em termos de negócios, com elementos mensuráveis e prazos específicos. Se dinheiro, segurança ou a integridade do programa estiverem em jogo, por exemplo, você deve dizer isso.

Essas são algumas das minhas dicas para tornar os relatórios de auditoria interna mais persuasivos, mas você pode ter outras sugestões. Aguardo suas contribuições.

 

Divulgação:

Richard F. Chambers, presidente e CEO do Global Institute of Internal Auditors, escreve um blog semanal para o InternalAuditor.org sobre questões e tendências relevantes para a profissão de auditoria interna.

 

Tradução: IIA Brasil

Revisão Técnica da Tradução:  Nancy Bittar, CIA, CCSA, CRMA, CFE.

 

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