As notícias da semana passada sobre melhorias na situação de desemprego nos EUA trouxeram um lampejo de esperança de que, talvez, o pior já pudesse ter passado. Pelo menos, por enquanto. Mas a disrupção continua envolvendo nossas vidas pessoais e profissionais, conforme os impactos gêmeos do coronavírus COVID-19 — sobre a saúde e a economia — atingem cada vez mais profundamente quase todas as organizações do planeta. Os auditores internos estão lutando contra os riscos que continuam emergindo em alta velocidade e contra uma variedade de desafios advindos do trabalho remoto, e já estão exasperados pela falta da crucial comunicação cara a cara.

No entanto, segundo todos os relatos, a profissão está demonstrando agilidade e comprovando sua resiliência.

Muito foi dito e escrito sobre como os auditores internos estão se adaptando: como estamos usando a tecnologia, como estamos auditando remotamente e até mesmo como estamos prestando avaliação e assessoria sobre os riscos à saúde e segurança. Porém, um tópico esteve visivelmente ausente das conversas sobre como os auditores internos estão inovando: como estamos reportando nossos resultados de auditoria.

A COVID-19 ensinou-nos muito sobre o impacto sobre as organizações modernas quando a interrupção é tão rápida e completa. O prazo de validade das informações críticas para a tomada de decisões tempestivas foi reduzido drasticamente. Mesmo no melhor dos casos, nossos relatórios de auditoria geralmente levam muito tempo, diminuindo seu valor. O tempo médio de resposta para auditorias internas em muitas organizações é de seis semanas ou mais. Apenas finalizar e publicar um relatório pode consumir até um terço do tempo do ciclo de uma auditoria interna. Imagine o quão desatualizada uma auditoria interna iniciada seis semanas atrás estaria hoje. Provavelmente não há desculpa, especialmente se os dados de suporte foram coletados e analisados há mais de duas semanas!

Venho defendendo o reporte mais ágil de auditoria há mais de 20 anos. Até dediquei três capítulos de meu livro mais recente, The Speed of Risk, a auditorias mais tempestivas. Mas nunca houve um momento em que o reporte ágil dos resultados de auditoria fosse mais crítico do que agora. Conforme observei em meu livro:

Dada a velocidade com que os riscos emergem e podem causar estragos, os departamentos de auditoria interna devem ter tolerância zero quanto a processos lentos de reporte. Entregar um relatório final depois de já ser tarde demais para que seus resultados evitem impactos adicionais não é uma opção. Isso não está protegendo o valor organizacional, tampouco o aprimorando.

Então, qual conselho eu daria para oferecer resultados de relatórios de forma mais tempestiva? Apresento quatro estratégias.

1. Compartilhe os resultados conforme a auditoria se desenrola. Um dos atrasos mais frustrantes na finalização de um relatório de auditoria é negociar com o cliente a redação e o tom de nossas observações e conclusões. Os clientes costumam reagir intensamente a um relatório de auditoria quando veem todos os resultados de uma só vez. Fornecer resultados incrementalmente pode ajudar a mitigar o choque. Quando a equipe de auditoria interna chegar a um ponto no trabalho em que esteja confiante de haver uma condição reportável ou algo que a gestão precise resolver, compartilhe as informações imediatamente com o cliente — informalmente ou por meio de uma atualização provisória por escrito. A comunicação regular durante a auditoria não apenas reduz o potencial de atrito no fim do processo, mas, mais importante, permite medidas corretivas mais tempestivas.
2. Reduza ou elimine os níveis de revisão dos resultados preliminares. Quanto maior o departamento de auditoria interna, mais há níveis de revisão aos quais os relatórios devem ser submetidos. Múltiplos níveis de revisão no departamento de auditoria interna costumam ser uma fonte importante de atrasos dos relatórios de auditoria. A otimização do processo de revisão e a redução do número de revisores acelera inevitavelmente o processo de reporte.
3. Colabore para agilizar. Reunir a equipe de auditoria com todos os que editarão ou revisarão o relatório preliminar para uma única sessão de edição também pode reduzir drasticamente o tempo de ciclo de um relatório. Isso permite que a equipe de auditoria interna e os supervisores de nível superior do departamento discutam o rascunho e proponham alterações sem o interminável processo de edição usual. Eu usei essa abordagem de "edição em equipe" com grande sucesso nos departamentos de auditoria interna que liderei no passado.
4. Reimagine os relatórios. Estamos no século XXI, mas nossos relatórios podem parecer como se tivessem sido digitados em uma máquina de escrever Selectric. Vivemos na era dos tweets e mensagens de texto, mas ainda escrevemos relatórios que parecem trabalhos de faculdade. Seja criativo, com o objetivo de transmitir as informações da maneira mais rápida e concisa possível. Sim, precisamos documentar os resultados de nossas auditorias, mas um relatório de auditoria interna típico vai muito além da transmissão de resultados. Otimize o relatório, mantendo o essencial, e mensure o desempenho com base no impacto tempestivo do relatório — e não no número de palavras ou descobertas contidas nele.

Eu poderia escrever mais e mais sobre a tempestividade das auditorias internas, mas isso não seria um bom uso do nosso tempo. Espero que algumas de minhas ideias sejam úteis à sua reflexão sobre o futuro de seus processos de auditoria.

Como sempre, aguardo seus comentários.

Divulgação:

Richard F. Chambers, presidente e CEO do Global Institute of Internal Auditors, escreve artigos semanais para um blog da InternalAuditor.org sobre assuntos e tendências relevantes para a profissão de auditoria interna.

Este artigo foi reproduzido do InternalAuditor.org com permissão do Instituto de Auditores Internos, Inc. traduzido do inglês para o português.

Tradução IIA Brasil